Polityka przechowywania danych

Ostatnia aktualizacja: 13 kwietnia 2026

Niniejsza polityka przechowywania danych opisuje zasady, według których Pusolai gromadzi, przechowuje i usuwa dane osobowe oraz inne informacje związane z korzystaniem z naszych usług. Celem niniejszego dokumentu jest zapewnienie przejrzystości w zakresie zarządzania danymi oraz ochrony prywatności użytkowników.

---

1. Zakres stosowania

Niniejsza polityka ma zastosowanie do wszystkich danych przetwarzanych przez Pusolai w związku ze świadczeniem usług automatyzacji systemów płatności oraz usług powiązanych. Obejmuje dane klientów, użytkowników końcowych, partnerów biznesowych oraz osób kontaktujących się z nami za pośrednictwem dostępnych kanałów komunikacji.

2. Kategorie przechowywanych danych

2.1 Dane identyfikacyjne i kontaktowe

Przechowujemy dane umożliwiające identyfikację użytkownika lub nawiązanie z nim kontaktu, w tym imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz dane adresowe podane podczas rejestracji lub korzystania z usług.

2.2 Dane transakcyjne i rozliczeniowe

W ramach świadczenia usług automatyzacji płatności przetwarzamy i przechowujemy dane dotyczące transakcji, historii płatności, faktur oraz powiązanych operacji finansowych. Dane te są niezbędne do prawidłowego wykonania umowy oraz wypełnienia obowiązków prawnych.

2.3 Dane techniczne i dzienniki systemowe

Automatycznie rejestrujemy informacje techniczne, takie jak adresy IP, identyfikatory sesji, dane dotyczące urządzeń i przeglądarek, znaczniki czasowe oraz dzienniki aktywności w systemie. Dane te służą zapewnieniu bezpieczeństwa i niezawodności usług.

2.4 Dane komunikacyjne

Przechowujemy treść korespondencji prowadzonej za pośrednictwem formularzy kontaktowych, poczty elektronicznej oraz innych kanałów komunikacji dostępnych w ramach naszych usług.

2.5 Dane dotyczące korzystania z usług

Gromadzimy informacje na temat sposobu korzystania z naszej platformy, w tym dane dotyczące konfiguracji konta, preferencji użytkownika oraz aktywności w panelu zarządzania.

3. Okresy przechowywania danych

3.1 Zasada ogólna

Dane przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają lub zezwalają na dłuższy okres przechowywania.

3.2 Dane konta użytkownika

Dane konta aktywnego użytkownika są przechowywane przez cały czas trwania relacji umownej. Po rozwiązaniu umowy lub usunięciu konta dane są usuwane lub anonimizowane w ciągu 90 dni, o ile nie zachodzą przesłanki uzasadniające ich dalsze przechowywanie.

3.3 Dane transakcyjne i finansowe

Dane dotyczące transakcji i rozliczeń są przechowywane przez okres wymagany przez właściwe przepisy dotyczące rachunkowości i dokumentacji finansowej. Standardowy okres przechowywania wynosi 7 lat od daty dokonania transakcji.

3.4 Dzienniki systemowe i dane techniczne

Dzienniki techniczne i systemowe są przechowywane przez okres do 12 miesięcy, po czym są automatycznie usuwane lub anonimizowane, chyba że ich dłuższe przechowywanie jest konieczne ze względów bezpieczeństwa lub w związku z prowadzonym postępowaniem.

3.5 Dane komunikacyjne

Korespondencja z użytkownikami jest przechowywana przez okres do 3 lat od daty ostatniego kontaktu, chyba że wynika z niej zobowiązanie wymagające dłuższego okresu archiwizacji.

3.6 Dane marketingowe

Dane przetwarzane na potrzeby komunikacji marketingowej są przechowywane do momentu wycofania zgody przez użytkownika lub przez okres 3 lat od ostatniej interakcji, w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.

4. Podstawy prawne przechowywania danych

Dane przechowujemy na podstawie jednej lub kilku z następujących przesłanek:

• wykonanie umowy zawartej z użytkownikiem lub podjęcie działań na jego żądanie przed zawarciem umowy,
• wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych,
• uzasadniony interes administratora, w szczególności zapewnienie bezpieczeństwa usług i ochrona przed nadużyciami,
• zgoda wyrażona przez użytkownika w zakresie, w jakim stanowi ona podstawę przetwarzania.

5. Procedury usuwania i anonimizacji danych

5.1 Automatyczne usuwanie

Systemy Pusolai są skonfigurowane w taki sposób, aby automatycznie identyfikować dane, których okres przechowywania upłynął, i inicjować ich usunięcie lub anonimizację zgodnie z harmonogramem określonym w niniejszej polityce.

5.2 Usuwanie na żądanie

Użytkownik ma prawo złożyć wniosek o usunięcie swoich danych przed upływem standardowego okresu przechowywania. Wnioski takie są rozpatrywane w terminie 30 dni od ich otrzymania. Usunięcie danych może nie być możliwe w zakresie, w jakim ich przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa lub niezbędne do ochrony uzasadnionych interesów administratora.

5.3 Anonimizacja

W przypadkach, gdy całkowite usunięcie danych nie jest możliwe, stosujemy anonimizację, która uniemożliwia powiązanie informacji z konkretną osobą. Dane zanonimizowane mogą być wykorzystywane do celów analitycznych i statystycznych bez ograniczeń czasowych.

6. Bezpieczeństwo przechowywanych danych

Dane są przechowywane z zastosowaniem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ich ochronę przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem. Stosowane zabezpieczenia obejmują szyfrowanie danych, kontrolę dostępu oraz regularne audyty bezpieczeństwa.

7. Przekazywanie danych podmiotom trzecim

Dane mogą być przekazywane zaufanym podmiotom przetwarzającym działającym na zlecenie Pusolai, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług. Podmioty te są zobowiązane do przestrzegania zasad przechowywania i ochrony danych zgodnych z niniejszą polityką. Pusolai nie sprzedaje danych osobowych użytkowników podmiotom trzecim.

8. Przechowywanie danych a lokalizacja geograficzna

Jako usługa ponadnarodowa, Pusolai może przechowywać dane na serwerach zlokalizowanych w różnych regionach geograficznych. We wszystkich przypadkach stosujemy jednolite standardy ochrony danych niezależnie od miejsca ich przechowywania, zapewniając odpowiedni poziom zabezpieczeń.

9. Prawa użytkowników w zakresie przechowywanych danych

W odniesieniu do przechowywanych danych użytkownicy mają prawo do:

• uzyskania informacji o zakresie i podstawach przechowywania ich danych,
• dostępu do przechowywanych danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
• żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przez obowiązujące przepisy,
• ograniczenia przetwarzania danych w określonych okolicznościach,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie administratora.

Wnioski dotyczące realizacji powyższych praw należy kierować na adres: [email protected].

10. Zmiany niniejszej polityki

Pusolai zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki przechowywania danych w dowolnym czasie. O istotnych zmianach użytkownicy będą informowani za pośrednictwem poczty elektronicznej lub stosownego powiadomienia w panelu usługi. Dalsze korzystanie z usług po wejściu w życie zmian oznacza ich akceptację.

11. Kontakt

Wszelkie pytania dotyczące niniejszej polityki przechowywania danych oraz sposobu zarządzania danymi przez Pusolai można kierować do nas za pośrednictwem następujących kanałów:

• E-mail: [email protected]
• Telefon: +48 573 074 459
• Adres korespondencyjny: Tadeusza Kościuszki 27, 10-503 Olsztyn, Polska